Acceso a Información del Sistema San desde Microsoft Excel
Varios de los usuarios del sistema San nos han comentado sobre la siguientes 3 necesidades que se tienen en el sistema:
- Generación de reportes especiales que el sistema no tiene
- Generación de gráficos estadísticos con la información ya capturada en el sistema
- Arreglo de información para aplicación de algoritmos particulares de cada usuario
Atendiendo a estas necesidades hemos decidido emprender esta sección en la que iremos mostrando como es posible acceder datos del sistema San directamente desde Microsoft Excel.
La razón por la que hemos seleccionado Microsoft Excel se debe a la gran flexibilidad que este programa nos brinda una vez que los datos del sistema San se encuentren ya en la hoja de calculo, es importante mencionar que los ejemplos aquí descritos se han hecho utilizando Microsoft Excel 2007 por las prestaciones que esta versión nos brinda.
Es importante mencionar que nosotros no somos expertos en Microsoft Excel y que tampoco es el objetivo de esta sección enseñar dicho programa, solo estaremos dando los lineamientos para la explotación de los datos del sistema San en Microsoft Excel.
Bueno después de esta breve introducción empecemos nuestro trabajo.
Lo primero que tenemos que hacer para poder acceder a la información es establecer un origen de base de datos ODBC que usaremos después en Excel, para hacer esto siga el siguiente procedimiento:
Presione el botón de Inicio y seleccione Panel de Control, ahora de un doble click en el ícono denominado Orígenes de Datos ODBC y veremos el Administrador de origenes de datos como se muestra en la siguiente figura:
Ahora estando en la pestaña DSN de sistema presionamos el botón Agregar, con esto veremos la ventana de motores de bases de datos compatibles con ODBC, ahí tenemos que seleccionar Microsoft Paradox Driver (*.db) como se muestra en la siguiente figura y presionamos el botón Finalizar
Nos pide el nombre con el que se identificará este origen de datos, podemos dar cualquier nombre que recordemos y por el momento recomendamos usar "datossan" (Se escribe sin las comillas), en seguida podemos dar un breve descripción de este origen de datos por ejemplo "Datos provenientes del sistema SAN", a continuación establecemos la versión que usamos de Paradox se recomienda Paradox 5.X, después debemos quitar la palomita del recuadro que dice Usar directorio actual y presionar el botón Seleccionar directorio y debemos definir el directorio de las bases de datos del sistema San, si este se instalo en la ruta por defecto esta será C:\Archivos de programa\Pain\San\Bases.
Una vez teniendo esos datos como se muestra en la siguiente figura:
presionamos el botón Aceptar y nuevamente en la pantalla del administrador presionamos el botón aceptar y con esto habrá quedado definido nuestro origen de datos.
Es importante mencionar que esto solo sera hecho una vez y no es necesario volverlo a hacer, por lo que de aquí en adelante y para hacer las cosas más fáciles trabajaremos con ejemplos prácticos que iremos separando en diferentes artículos y solo este por ser el primero queda junto con este artículo.
Nuestro primer caso real es que uno de nuestros usuarios requiere un arreglo de datos especifico para trabajarlo en Excel y requiere información de ventas a clientes que ya fueron capturadas en el sistema San pero que requiere en un orden y estructura de datos especifica que es la que se muestra a continuación:
Fecha Factura Nombre del cliente Clave del cliente (Número) Subtotal Factura IVA 16% IVA 0% Total Factura
Bueno este es el requerimiento y a continuación daremos los paso necesarios en Excel para llegar al objetivo.
- Primero ejecutamos el programa Excel
- En seguida seleccionamos la pestaña datos
- Damos click en obtener datos externos
- Damos click en De otras Fuentes
- Damos click en Desde Microsoft Query y aparece la ventana para elegir el origen de datos como se muestra en la siguiente figura:
Seleccionamos datossan (si así fue como denominamos nuestro origen de datos) y presionamos el botón Aceptar
Con esto nos lleva al la pantalla de consultas de Microsoft Query y nos pide que seleccionemos las tablas que serán usadas en la consulta como se observa en la siguiente figura:
En este punto es necesario explicar que el sistema SAN lleva un par de archivos de ventas por mes llamado VMMAAA.db y DVMMAA.db donde MM es el mes y AAAA es el año, para esta consulta requerimos estos dos archivos y como ademas se requiere el nombre del cliente este se encuentra en la tabla de clientes llamada Clientes.db, suponiendo que la consulta es del mes de enero procedemos a seleccionar V012010.db y presionamos el botón agregar, hacemos lo mismo con DV012010.db y con Clientes.db y terminado esto presionamos el botón cerrar y veremos una pantalla como la que se muestra en la siguiente figura:
Ahora vamos a encadenar las 3 tablas de datos para que podamos obtener la información correspondiente, resulta que en este caso las tablas V012010 y DV012010 ya están encadenadas porque de origen tienen campos indices comunes, entonces solo será necesario encadenar la tabla V012010 con CLIENTES para eso buscamos en la primera tabla el campo Cliente y en la tercera tabla el campo número, para hacer esto basta conque con el mouse botón izquierdo seleccionemos cliente y sin soltarlo lo arrastremos encima de la tercera tabla al campo Numero y ahí lo soltamos, el programa nos indica que los campos no son del mismo tipo que si aún así queremos realizar el enlace, a lo cual contestamos que si, veremos que se dibuja una línea indicando el enlace
En seguida vamos a seleccionar los capos de información que queremos en nuestra consulta, en primer lugar seleccionamos de la primera tabla el campo fecha y damos un doble click para que se agregue a la consulta, hacemos lo mismo en esa tabla con el campo Factura vemos como se van agregando a nuestra consulta, como en seguida requerimos el nombre del cliente seleccionamos de la tercera tabla el campo Nombre y de esa misma tabla el campo número, ahora seleccionamos de la segunda tabla el campo Precio el campo imp1 (IVA 16%) y el campo imp2, obtendremos una pantalla como se muestra en la siguiente figura:
En términos de columnas solo nos faltaría la columna de total pero esa ya la obtendremos después en Excel, por el momento lo que nos queda es renombrar las columnas que no están como queremos, por ejemplo la columna precio debe llamarse subtotal, seleccionamos la columna con el mouse en la parte superior de la columna, ahora seleccionamos el menú Registros->Modificar columna y en la ventana de modificación en donde dice titulo de la columna escribimos la palabra Subtotal, hacemos lo mismo con Imp1 e Imp2 para que se llamen Iva16% e Iva 0% respectivamente.
Como ultimo paso vamos a seleccionar la columna Factura y presionamos el icono de sumatoria, con esto lo que hacemos es sumar todos los artículos de una factura y mostrarlos como un solo registro.
Una vez hecho esto hemos terminado las condiciones de la consulta y para comprobarlo podemos presionar el icono "!" realizar consulta ahora y veremos una pantalla con los resultados de nuestros datos como se muestra en la siguiente figura:
Ya solo para terminar seleccionamos el menú Archivo y seleccionamos devolver datos a Excel y con esta acción ya tendremos los datos con la estructura que se requiere y ya en Excel podemos agregar columnas o sumas o movimientos para obtener los datos que requerimos en nuestro ejemplo bastará con agregar la columna de total que consiste en la suma de Subtotal + Iva 16% + Iva 0% para hacer esto solo nos colocamos en la celda H1 e introducimos la formula respectiva para sumar las columnas correspondientes, seguido a esto podemos aplicar los formatos de títulos y de números que nos parezcan adecuados y listo tenemos la información que nos fue solicitada en este ejercicio y con la estructura que se puso como objetivo como se ve en la siguiente figura:
Como pueden ver hemos obtenido los datos exactamente como nos fueron solicitados, pero es importante ver que el punto medular de esto es la interfaz que se puede desarrollar entre los datos del sistema SAN y una hoja de calculo de Excel lo demás dependerá de sus habilidades y experiencia trabajando con Microsoft Excel.
Espero que este tutorial les sirva y ojalá que despierte la creatividad para hacer mucho más cosas, nosotros continuaremos desarrollando ejemplos para ayudar a nuestros usuarios del SAN los podrán ver en futuros artículos que estaremos publicando en esta sección.